Assistenti IA
Trova il documento giusto, nella versione che vale
Costruiamo assistenti per cercare nella documentazione aziendale e nei manuali tecnici senza aprire ogni PDF. L'archivio resta dove lo usi già, anche su SharePoint, con i tuoi permessi. Definiamo con te quali versioni valgono, come gestire le contraddizioni e come controllare che nei risultati ci sia ciò che serve.
Che cos'è un assistente IA per la documentazione aziendale
È un assistente che cerca nei documenti della tua azienda e risponde in linguaggio naturale, indicando le fonti usate. Lavora sull'archivio che hai scelto di rendere consultabile, nei limiti dei permessi di chi fa la domanda. Le risposte devono trovare riscontro in quei documenti: le lacune non si colmano con informazioni apprese altrove.
I problemi da risolvere
Per trovare un documento serve il collega giusto
Un risultato plausibile può essere incompleto
Il file c'è, ma quale versione vale?
Che cosa costruiamo
Verificare le risposte e ciò che manca
Ogni risposta rimanda al documento, alla versione e al passaggio usato. Confrontiamo i risultati di domande reali con i documenti attesi, indicati da chi conosce la materia. Così controlliamo sia la correttezza delle risposte sia le omissioni.
I permessi che hai già
I permessi dei tuoi sistemi valgono anche per le risposte: chi non può accedere a un contratto non ne legge il contenuto attraverso l'assistente. L'assistente non assegna nuovi diritti e non aggira quelli esistenti.
L'archivio resta dov'è
Colleghiamo l'assistente alle cartelle di rete, a SharePoint o al gestionale, compreso Odoo. I documenti restano dove sono. Se serve riordinare l'archivio, lo valutiamo con te come un lavoro distinto.
Regole scritte per versioni e aggiornamenti
Definiamo con te quali documenti usare, quali versioni sono valide e chi aggiorna le fonti. Se due manuali si contraddicono, l'assistente segnala il conflitto: la regola per risolverlo va decisa e scritta.
Che cosa non facciamo
Non inventiamo risposte per riempire i vuoti
Se non trova una risposta nei documenti consultati, l'assistente lo dichiara e indica dove ha cercato. Non completa ciò che manca con un'ipotesi presentata come un dato, né scambia «non trovato» per «non esiste».
Non indicizziamo tutto quello che c'è
Bozze, duplicati e versioni superate peggiorano le risposte se trattati come fonti valide. Decidiamo con te che cosa includere e che cosa escludere. La scelta va rivista quando cambia la documentazione.
Non deleghiamo le decisioni all'assistente
Su un contratto, una perizia o una contestazione, l'assistente trova i documenti e i passaggi rilevanti. La valutazione e la responsabilità restano a chi firma.
Che lavoro resta alle persone
Trovare più facilmente un documento non elimina il lavoro sulle fonti. Qualcuno deve mantenerle aggiornate, stabilire quali versioni valgono e verificare correttezza e completezza dei risultati. Queste responsabilità vanno assegnate a persone precise e restano anche dopo l'avvio.
Aggiornare le fonti e archiviare le versioni superate
Verificare risposte e documenti mancanti
Stabilire quale versione vale
Che cosa misurare
Quante volte al giorno qualcuno cerca un documento, e quanto tempo passa prima di trovarlo?
Quante ricerche si risolvono solo chiedendo al collega che conosce l'archivio?
Su venti domande vere, quante ricerche trovano tutti i documenti attesi tra quelli accessibili, nelle versioni valide?
Quante risposte sembrano corrette ma lasciano fuori una clausola, una revisione o un allegato rilevante?
Quante ore al mese servono per tenere aggiornate le fonti e archiviare le versioni superate?
Fatti e fonti
Fra le imprese italiane con almeno 10 addetti che hanno valutato l'intelligenza artificiale senza poi adottarla, il 45,2% indica come ostacolo l'indisponibilità o la scarsa qualità dei dati necessari: è il terzo motivo dopo le competenze (58,6%) e la chiarezza legislativa (47,3%).
Le domande che ci fanno più spesso
Serve spostare l'archivio?
No. Colleghiamo l'assistente alle cartelle, a SharePoint o al gestionale che usi già. Se serve riordinare le fonti, lo segnaliamo e definiamo con te quel lavoro separatamente.
Chi non ha accesso a un documento può leggerlo tramite l'assistente?
No. L'assistente applica i permessi del sistema che contiene i documenti. Le fonti non accessibili a chi fa la domanda non vengono mostrate, citate o usate per comporre la risposta.
Se hai già Microsoft 365, perché aggiungere un altro progetto?
Se gli strumenti che hai trovano già i documenti necessari, nelle versioni valide e con i permessi corretti, non serve aggiungere un progetto. Partiamo dalle tue ricerche reali: verifichiamo che cosa manca prima di definire il lavoro.
Che cosa succede se due documenti si contraddicono?
L'assistente segnala il contrasto e mostra entrambe le fonti. Applica le regole sulle versioni che abbiamo concordato con te; se non bastano a risolvere il caso, la scelta resta a chi è responsabile della documentazione.
Come si verifica che una risposta sia corretta e completa?
La fonte citata serve a verificare ciò che la risposta afferma; non basta a dimostrare che non manchi nulla. Per questo usiamo domande reali e confrontiamo i risultati con i documenti e i passaggi attesi, indicati da chi conosce la materia. Il controllo a campione resta necessario anche dopo l'avvio.
Funziona su disegni tecnici e PDF scansionati?
Dipende dai file. Un PDF scansionato richiede il riconoscimento del testo; per un disegno tecnico serve chiarire quali informazioni devi trovare. Lo verifichiamo sui tuoi documenti prima di proporti il progetto.
Dove vengono trattati i documenti?
Lo concordiamo con te e lo scriviamo nel contratto. Sul nostro sito i modelli girano interamente su AWS Bedrock nell'Unione europea; per i progetti dei clienti partiamo dalla stessa impostazione.
Portaci venti domande vere
Le domande che i tuoi colleghi fanno davvero, insieme ai documenti e alle versioni che dovrebbero comparire nei risultati. Sono il riferimento per verificare che cosa viene trovato e che cosa manca, capire se l'assistente è utile e quali fonti vanno sistemate.