Documenti e firma
Software di gestione documentale e firma
- Archivio e workspace
- Flussi di approvazione
- Firma elettronica
Un software di gestione documentale archivia i file in workspace organizzati, con permessi e flussi di approvazione, e permette di firmarli elettronicamente. In Odoo i documenti sono collegati ai processi: un contratto nasce da una vendita, una fattura fornitore si digitalizza e va in contabilità, senza cartelle sparse.
Cos'è un software di gestione documentale
È il sistema che organizza i documenti aziendali: archivio centrale, cartelle con permessi, ricerca, flussi di validazione e firma. Quando è integrato con il gestionale, i documenti non vivono in cartelle scollegate: sono legati a clienti, ordini, fatture e progetti, e ogni passaggio (approvazione, firma) resta tracciato.
Dall'archivio alla firma
Ogni documento resta legato al suo processo.
- 01
Archiviazione
I file entrano in workspace organizzati, con tag e ricerca; niente cartelle disperse.
- 02
Permessi e accessi
Definisci chi può vedere e modificare ogni cartella, con controllo degli accessi.
- 03
Flussi di approvazione
I documenti seguono un iter di validazione con azioni automatiche dove serve.
- 04
Firma elettronica
Invii il documento alla firma con campi predisposti e ordine di firma; lo stato è tracciato.
- 05
Integrazione
Contratti, preventivi e fatture restano collegati a cliente, ordine e contabilità.
Cosa gestiscono i documenti di Odoo
Le funzionalità che usiamo più spesso nelle configurazioni per le PMI.
Archivio e workspace
File organizzati per workspace, cartelle e tag, con ricerca rapida.
Controllo accessi
Permessi per cartella e per ruolo, per condividere senza perdere il controllo.
Flussi di validazione
Iter di approvazione con azioni automatiche (es. invio, archiviazione).
Digitalizzazione e OCR
Acquisisci documenti cartacei o PDF (es. fatture fornitore) e ne estrai i dati.
Firma elettronica
Template di firma, multi-firmatario e audit trail (timestamp, identità) per la validità.
Collegato ai moduli
I documenti restano agganciati a vendite, acquisti, contabilità e progetti.
Cartelle condivise vs gestione documentale
Cosa cambia tra cartelle su disco/cloud e un sistema documentale integrato.
| Cartelle condivise | Gestione documentale (Odoo) | |
|---|---|---|
| La ricerca | Lenta, tra cartelle sparse | Per tag e workspace |
| Le approvazioni | Via email, non tracciate | Flussi con stato e storico |
| La firma | Stampa, firma, scansione | Firma elettronica con audit trail |
| Il legame coi processi | Documenti slegati dai dati | Agganciati a clienti e ordini |
| Gli accessi | Difficili da governare | Permessi per ruolo e cartella |
Documenti legati ai processi, non isolati
I documenti non vivono in cartelle a parte: un preventivo o un contratto nasce dalle vendite, una fattura fornitore digitalizzata va in contabilità, gli allegati restano sul progetto o sul cliente. È lo stesso dato condiviso, così trovi sempre il documento giusto nel contesto giusto e ogni firma o approvazione è tracciata.
Per chi è adatto
Studi e aziende con molti documenti
Chi gestisce contratti, pratiche e allegati e vuole archivio, permessi e ricerca ordinati.
Chi firma contratti da remoto
Realtà che vogliono ridurre stampa e scansione con la firma elettronica tracciata.
Chi digitalizza le fatture fornitore
Aziende che vogliono acquisire i documenti in arrivo ed estrarne i dati verso la contabilità.
Domande frequenti
Domande frequenti sul software di gestione documentale
Qual è un buon software di gestione documentale per una PMI?
Per le PMI conviene un sistema documentale integrato col gestionale, così i documenti restano legati a clienti, ordini e fatture. Odoo copre archivio, permessi, flussi di approvazione e firma elettronica; Gitogi lo configura sui tuoi processi.
La firma elettronica di Odoo è valida legalmente?
Odoo offre la firma elettronica con audit trail (timestamp, identità, IP), valida ai sensi del regolamento eIDAS per molti usi. Per la firma elettronica qualificata (FEQ) o casi specifici si valuta un'integrazione dedicata: lo verifichiamo in analisi col tuo consulente.
Posso digitalizzare le fatture fornitore?
Sì. Odoo acquisisce PDF e documenti cartacei ed estrae i dati (OCR) per preparare la registrazione in contabilità, riducendo l'inserimento manuale.
Si collega alla contabilità e alle vendite?
Sì. I documenti restano agganciati a vendite, acquisti, contabilità e progetti, sullo stesso database.
Quanto costa la gestione documentale di Odoo?
Prezzi e versioni si consultano su odoo.com. Gitogi non rivende licenze: ci occupiamo di configurazione di workspace, permessi, flussi e firma, migrazione e formazione. Per una stima, scrivici.
Gestisce la conservazione a norma?
La conservazione a norma è un requisito da valutare con il tuo commercialista: in analisi verifichiamo la soluzione adatta e la integriamo con Odoo. I riferimenti ufficiali sulle condizioni sono su odoo.com.
Processi collegati
Lo stesso gestionale governa anche questi processi
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Raccontaci come gestisci oggi documenti e firme: capiamo insieme come configurare la gestione documentale di Odoo collegata ai tuoi processi.
Aggiornato a giugno 2026
Odoo è un marchio registrato di Odoo S.A. Gitogi è Odoo Partner Ufficiale e cura analisi, configurazione, migrazione dei dati e formazione.