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Documenti e firma
Un software di gestione documentale archivia i file in workspace organizzati, con permessi e flussi di approvazione, e permette di firmarli elettronicamente. In Odoo i documenti sono collegati ai processi: un contratto nasce da una vendita, una fattura fornitore si digitalizza e va in contabilità, senza cartelle sparse.
È il sistema che organizza i documenti aziendali: archivio centrale, cartelle con permessi, ricerca, flussi di validazione e firma. Quando è integrato con il gestionale, i documenti non vivono in cartelle scollegate: sono legati a clienti, ordini, fatture e progetti, e ogni passaggio (approvazione, firma) resta tracciato.
Ogni documento resta legato al suo processo.
I file entrano in workspace organizzati, con tag e ricerca; niente cartelle disperse.
Definisci chi può vedere e modificare ogni cartella, con controllo degli accessi.
I documenti seguono un iter di validazione con azioni automatiche dove serve.
Invii il documento alla firma con campi predisposti e ordine di firma; lo stato è tracciato.
Contratti, preventivi e fatture restano collegati a cliente, ordine e contabilità.
Le funzionalità che usiamo più spesso nelle configurazioni per le PMI.
File organizzati per workspace, cartelle e tag, con ricerca rapida.
Permessi per cartella e per ruolo, per condividere senza perdere il controllo.
Iter di approvazione con azioni automatiche (es. invio, archiviazione).
Acquisisci documenti cartacei o PDF (es. fatture fornitore) e ne estrai i dati.
Template di firma, multi-firmatario e audit trail (timestamp, identità) per la validità.
I documenti restano agganciati a vendite, acquisti, contabilità e progetti.
Cosa cambia tra cartelle su disco/cloud e un sistema documentale integrato.
| Cartelle condivise | Gestione documentale (Odoo) | |
|---|---|---|
| La ricerca | Lenta, tra cartelle sparse | Per tag e workspace |
| Le approvazioni | Via email, non tracciate | Flussi con stato e storico |
| La firma | Stampa, firma, scansione | Firma elettronica con audit trail |
| Il legame coi processi | Documenti slegati dai dati | Agganciati a clienti e ordini |
| Gli accessi | Difficili da governare | Permessi per ruolo e cartella |
I documenti non vivono in cartelle a parte: un preventivo o un contratto nasce dalle vendite, una fattura fornitore digitalizzata va in contabilità, gli allegati restano sul progetto o sul cliente. È lo stesso dato condiviso, così trovi sempre il documento giusto nel contesto giusto e ogni firma o approvazione è tracciata.
Chi gestisce contratti, pratiche e allegati e vuole archivio, permessi e ricerca ordinati.
Realtà che vogliono ridurre stampa e scansione con la firma elettronica tracciata.
Aziende che vogliono acquisire i documenti in arrivo ed estrarne i dati verso la contabilità.
Domande frequenti
Per le PMI conviene un sistema documentale integrato col gestionale, così i documenti restano legati a clienti, ordini e fatture. Odoo copre archivio, permessi, flussi di approvazione e firma elettronica; Gitogi lo configura sui tuoi processi.
Odoo offre la firma elettronica con audit trail (timestamp, identità, IP), valida ai sensi del regolamento eIDAS per molti usi. Per la firma elettronica qualificata (FEQ) o casi specifici si valuta un'integrazione dedicata: lo verifichiamo in analisi col tuo consulente.
Sì. Odoo acquisisce PDF e documenti cartacei ed estrae i dati (OCR) per preparare la registrazione in contabilità, riducendo l'inserimento manuale.
Sì. I documenti restano agganciati a vendite, acquisti, contabilità e progetti, sullo stesso database.
Prezzi e versioni si consultano su odoo.com. Gitogi non rivende licenze: ci occupiamo di configurazione di workspace, permessi, flussi e firma, migrazione e formazione. Per una stima, scrivici.
La conservazione a norma è un requisito da valutare con il tuo commercialista: in analisi verifichiamo la soluzione adatta e la integriamo con Odoo. I riferimenti ufficiali sulle condizioni sono su odoo.com.
Processi collegati
Raccontaci come gestisci oggi documenti e firme: capiamo insieme come configurare la gestione documentale di Odoo collegata ai tuoi processi.
Aggiornato a giugno 2026
Odoo è un marchio registrato di Odoo S.A. Gitogi è Odoo Partner Ufficiale e cura analisi, configurazione, migrazione dei dati e formazione.