Un agente AI serve quando ha un incarico preciso
Sviluppiamo agenti AI per attività come la gestione degli ordini: leggono i dati nel tuo gestionale, li controllano e preparano le operazioni successive. Prima di scrivere il codice, definiamo con te quali modifiche possono eseguire, quali richiedono conferma e a chi passare un caso quando manca un dato.
Che cos'è un agente AI
Un agente AI è un programma che usa un modello di IA per svolgere un'attività in più passaggi. Legge le informazioni necessarie, decide l'ordine delle operazioni entro i limiti stabiliti e agisce sui sistemi aziendali. Il suo compito va oltre la risposta: deve portare il lavoro fino all'esito previsto, che può essere anche una modifica pronta da confermare.
I problemi da risolvere
Gli stessi passaggi, ogni giorno a mano
Ogni giorno qualcuno ricopia i dati di un ordine dal gestionale a un foglio di calcolo, cerca una conferma nelle email e torna a controllare le stesse schermate. Quando gli ordini aumentano, aumentano anche questi passaggi.
«Agente AI» non dice quale lavoro
Gestire ordini e scrivere contenuti promozionali sono lavori diversi, anche quando li affidi a un «agente AI». Se non definisci l'attività e il risultato atteso, manca un criterio per valutare se il progetto ha funzionato.
La prova funziona, il lavoro quotidiano no
Una prova su casi scelti può far sembrare l'agente pronto. Nel lavoro quotidiano arrivano ordini incompleti, clienti con due anagrafiche e documenti fuori formato. L'incarico deve prevedere anche come gestire questi casi.
Che cosa costruiamo
L'incarico, dall'ingresso alla consegna
Scriviamo che cosa riceve l'agente, che cosa deve consegnare, quali modifiche può eseguire e quali richiedono conferma. Definiamo come gestire i dati mancanti e chi interviene sulle eccezioni e sulla manutenzione dopo il rilascio. Ci accordiamo su questo incarico prima di scrivere il codice.
I dati che può leggere e modificare
Verifichiamo come l'agente può accedere al tuo gestionale, Odoo compreso, alla posta e agli archivi documentali. Realizziamo i collegamenti previsti dall'incarico, distinguendo i dati che può leggere da quelli che può modificare.
I limiti e le conferme
Un agente può preparare una modifica senza applicarla. Stabiliamo quali operazioni può completare da solo e quali devono essere confermate da una persona: di norma quelle che riguardano prezzi, quantità e impegni verso un cliente.
La tracciabilità di ogni passaggio
Registriamo che cosa ha letto l'agente, quali operazioni ha eseguito e che cosa ha modificato. Il registro serve a ricostruire un errore, rispondere a un cliente e verificare i passaggi anche a distanza di tempo.
Che cosa non facciamo
Non affidiamo all'agente decisioni sulle persone
Le valutazioni che riguardano una persona — una candidatura, un affidamento, una segnalazione — restano a chi ha la responsabilità di deciderle. L'agente prepara gli elementi da esaminare, non emette il giudizio.
Non automatizziamo un processo che nessuno sa descrivere
Se le regole cambiano da persona a persona e le eccezioni sono la norma, un agente moltiplica la confusione. Prima bisogna chiarire il processo, e te lo diciamo.
Non consegniamo un agente senza manutenzione
Un agente collegato ai sistemi aziendali richiede manutenzione quando cambia un modulo del gestionale, il modello di IA o una procedura. Questo lavoro deve avere un responsabile ed essere previsto nel progetto. Altrimenti il progetto non è finito.
Che lavoro resta alle persone
Con un agente diminuiscono le operazioni ripetitive, ma restano il controllo dei risultati e la gestione dei casi che non può chiudere. Questo lavoro richiede competenze e tempo. Il progetto conviene solo se il bilancio complessivo migliora, contando anche l'impegno delle persone.
Le eccezioni da valutare
L'ordine con lo sconto fuori dalle regole concordate, il cliente che chiede una deroga, il dato che non torna: l'agente passa questi casi alla persona incaricata. Qualcuno deve esaminarli e decidere come procedere. Sono anche i casi più delicati.
Il controllo di quello che ha fatto
All'avvio si controllano tutte le operazioni; in seguito si passa ai controlli a campione. Serve una persona che conosca il processo e riconosca un errore anche quando il risultato sembra plausibile. Questo tempo va incluso nel bilancio del progetto.
La manutenzione quando qualcosa cambia
Cambia un campo nel gestionale, si aggiorna il modello di IA, si modifica una procedura: ogni volta l'agente va riprovato sui casi che contano. È un'attività ricorrente, con un responsabile e un tempo dedicato.
Che cosa misurare
- Quante volte alla settimana si ripete l'attività che vuoi affidare all'agente e quanto tempo richiede ogni volta?
- Su cento casi, quanti l'agente porta a termine da solo e quanti passa a una persona?
- Quanto tempo serve a controllare il lavoro dell'agente, nelle prime settimane e a regime?
- Quanti errori arrivano fino al cliente e quanto tempo impieghi ad accorgertene?
- Quante ore al mese servono per la manutenzione e per ripetere le prove quando cambiano i sistemi o le procedure?
Fatti e fonti
Quando una decisione che produce effetti giuridici su una persona, o che la riguarda in modo analogamente significativo, è presa unicamente da un sistema automatico, il Regolamento generale sulla protezione dei dati riconosce all'interessato il diritto di non esservi sottoposto (art. 22).
Le domande che ci fanno più spesso
- Che differenza c'è fra un agente AI e un chatbot?
- Un chatbot è pensato per la conversazione; l'agente che sviluppiamo ha un'attività da portare a termine nei tuoi sistemi. Possono lavorare insieme: il chatbot raccoglie la richiesta e l'agente esegue le operazioni previste dall'incarico.
- Può modificare ordini, prezzi o anagrafiche?
- Solo se lo autorizzi, e lo scriviamo nell'incarico. Di norma, quando una modifica riguarda prezzi, quantità o impegni verso un cliente, l'agente la prepara e una persona deve confermarla prima che venga applicata.
- Che cosa succede quando sbaglia?
- Le registrazioni servono a ricostruire i passaggi e individuare dove correggere l'errore. Prima del rilascio concordiamo quali operazioni devono essere controllate da una persona, in particolare quando un errore può arrivare al cliente.
- Si integra con il gestionale che usi già?
- Verifichiamo come il tuo gestionale consente di leggere e modificare i dati. Alcuni sistemi offrono collegamenti già disponibili, altri richiedono un lavoro di integrazione. Facciamo questa verifica prima di proporti il progetto.
- Dove vengono trattati i dati?
- Lo concordiamo con te e lo scriviamo nel contratto. Sul nostro sito, per esempio, i modelli vengono eseguiti interamente su AWS Bedrock nell'Unione europea.
- Si può partire da una sola attività?
- È il modo che consigliamo. Misuriamo il lavoro prima e dopo l'introduzione dell'agente, includendo il tempo per controlli e manutenzione. Il confronto serve a decidere se continuare e a valutare il costo effettivo di gestione.
- Quanto costa mantenerlo?
- Dipende da quanto cambiano il gestionale, il modello di IA e le procedure, e dalle verifiche necessarie. Stimiamo questo lavoro quando definiamo l'incarico e concordiamo chi se ne occupa dopo il rilascio.
Raccontaci un'attività che ripeti ogni giorno
Raccontaci chi svolge l'attività, quante volte si ripete e dove si blocca. Serve a capire che cosa potrebbe fare un agente, quando dovrebbe chiedere conferma e quale lavoro resterebbe alle persone.