Cambio gestionale: quali dati trasferire e dove tenere lo storico

Dove finiscono cinque anni di lavoro

Porta nel nuovo gestionale i dati che ti servono per continuare a lavorare: anagrafiche attive, partite e ordini aperti, giacenze e dati di struttura. Per lo storico puoi usare il vecchio sistema in sola lettura o un archivio esportato, assicurando la conservazione a norma dei documenti per cui è obbligatoria.

«Non voglio perdere cinque anni di lavoro.»

È una preoccupazione concreta. Ma una fattura già saldata e un ordine ancora da evadere hanno esigenze diverse: la prima devi poterla ritrovare; il secondo deve proseguire nel nuovo sistema.

Conservare i documenti e usare i dati sono esigenze diverse. La legge italiana ti impone di conservare determinati documenti, non di importarli tutti nel gestionale che usi oggi. Per ciascun gruppo di dati, decidi dove tenerlo, come consultarlo e chi ne risponde.

Puoi anche organizzare vecchie e nuove informazioni in una knowledge base, una base di conoscenza a cui fare domande attraverso l'IA.

Conservare e usare richiedono scelte diverse

Nel nuovo gestionale ti servono dati operativi corretti per incassare un credito, evadere un ordine o sapere quanto materiale hai a magazzino.

I documenti conservati ti permettono invece di ricostruire e dimostrare che cosa è successo: una fattura emessa, una registrazione contabile, un acquisto. Devi poterli leggere e recuperare per tutto il periodo richiesto, anche quando non ti servono più ogni giorno.

Le Linee guida AgID prevedono che il sistema di conservazione sia almeno logicamente distinto da quello di gestione documentale. Puoi scegliere lo stesso fornitore, purché distingua la conservazione dalla gestione documentale. Trovare un documento nel gestionale, da solo, non dimostra che sia conservato a norma.

Devi quindi decidere quali dati rendere operativi e come conservare i documenti soggetti all'obbligo.

Che cosa portare nel nuovo gestionale

Parti da una domanda: questo dato serve a lavorare dal passaggio in poi? Se la risposta è sì, indica chi lo userà e per quale attività.

Anagrafiche attive. Comincia dai clienti e dai fornitori con cui hai lavorato negli ultimi due o tre anni. Controlla poi le eccezioni: anche un rapporto meno recente può avere un ordine o una partita aperta. Verifica partita IVA, codice destinatario e condizioni di pagamento; individua i doppioni e decidi quale anagrafica mantenere. Prevedi questo lavoro di pulizia nel progetto.

Partite aperte. Trasferisci crediti da incassare e debiti da pagare, ciascuno con importo residuo, data, scadenza e riferimento al documento. Il totale per cliente o fornitore non basta per gestire le singole scadenze. Definisci con chi tiene la contabilità anche i saldi necessari all'apertura dei conti.

Documenti aperti. Ordini da evadere, preventivi ancora in corso, ordini a fornitori in attesa di merce: nel nuovo sistema devi ritrovare ciò che resta da fare. Controlla anche le consegne parziali.

Giacenze al passaggio. Porta quantità per articolo e ubicazione, con i valori concordati con chi segue magazzino e contabilità. La situazione iniziale e le verifiche devono riferirsi alla stessa data, quella scelta per il passaggio.

Dati di struttura. Articoli, distinte base, cicli di lavorazione e piano dei conti, secondo le attività della tua azienda. Provali nei processi del nuovo gestionale: ritrovare tutte le righe importate non significa ancora poterle usare.

Storico per i confronti. Se ti basta un anno, al massimo due, di fatturato per cliente e articolo, valuta un prospetto separato. Importa le singole transazioni solo se i confronti che vuoi fare richiedono quel dettaglio.

Che cosa può restare fuori

Le registrazioni degli esercizi chiusi. Non importarle automaticamente. Se ti servono per consultazione o per una verifica, puoi recuperarle dall'archivio. Concorda con il commercialista quali informazioni ti occorrono invece per la continuità contabile.

I movimenti storici di magazzino. Per impostare la giacenza iniziale può bastarti la situazione al passaggio. Prima di escludere i movimenti, però, verifica se ti servono per resi, garanzie o tracciabilità. In quel caso, stabilisci da dove consultarli.

Le anagrafiche non più utilizzate. Puoi lasciare clienti inattivi, fornitori cessati e articoli fuori catalogo fuori dagli elenchi operativi. Mantieni i riferimenti che ti permettono di capire i documenti storici: escludere un'anagrafica dalla migrazione non significa cancellarne ogni traccia.

I documenti chiusi e pagati. Puoi tenere le fatture saldate degli esercizi precedenti nell'archivio di conservazione. Se ti servono mentre lavori nel nuovo gestionale, definisci come recuperarle.

Importa ciò che ha un uso definito; assegna al resto una destinazione e una modalità di accesso. Nel dubbio, chiedi a chi usa quel dato.

Dove tenere lo storico

Puoi combinare queste modalità. Tieni però distinte la consultazione e la conservazione a norma.

Il vecchio gestionale in sola lettura. Se la licenza lo consente, puoi consultare lo storico nel contesto in cui è nato. Metti per iscritto chi mantiene il sistema, chi può accedervi e fino a quando. Prima di affidargli lo storico, prova ad aprire i documenti e a esportarli.

Un archivio di documenti e dati esportati. Puoi consultare PDF, XML e CSV per i dati tabellari. Organizzali in modo da ritrovare un documento per cliente, data e numero. Controlla che l'esportazione contenga ciò che ti serve e che tu riesca ad aprire i file senza il vecchio gestionale. Il formato, da solo, non rende un archivio completo o comprensibile.

La conservazione elettronica a norma. Per le fatture elettroniche è un obbligo. Se usi il servizio dell'Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi, verifica quali fatture siano state effettivamente prese in carico in conservazione. Il passaggio attraverso lo SdI non basta a confermarlo. Se ti affidi a un conservatore privato, controlla nel contratto e nel manuale di conservazione come accedere ai documenti e che cosa succede quando cambi fornitore.

Una copia degli XML su un disco non è conservazione a norma. Il processo previsto dal DM 17 giugno 2014 comprende requisiti specifici, tra cui un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione; richiede inoltre metadati e possibilità di esibizione secondo le regole applicabili.

Il vecchio gestionale e le cartelle esportate non sostituiscono, da soli, il processo di conservazione richiesto.

Uno storico a cui fare domande

Se per trovare un'informazione devi ricordare menu, codici e filtri, è facile rimandare la ricerca o chiedere a chi conosce meglio il programma. Cambiare gestionale può rendere tutto ancora meno familiare. L'IA può cambiare questo rapporto, se organizzi le informazioni in una knowledge base su cui possa lavorare.

Una knowledge base raccoglie l'archivio esportato, PDF, XML, fogli di calcolo, procedure scritte e dati del nuovo gestionale. Per ciascuno deve essere chiaro che cosa contiene, a quale cliente, articolo o periodo si riferisce e da dove proviene. Questa organizzazione la distingue da una cartella di file.

Puoi quindi chiedere: «Con quali condizioni di pagamento abbiamo lavorato con questo cliente negli ultimi tre anni?», «Dove trovo la fattura di quel reso?». L'IA può risponderti in parole semplici, rimandando al documento da cui ricava l'informazione, anche quando le fonti hanno formati diversi.

Puoi anche aggiungere informazioni scrivendo o parlando in modo naturale: una nota su un cliente, l'esito di una verifica, un'eccezione alla procedura. L'IA può collegarle al contesto pertinente, così chi ne risponde può controllarle.

Un caso tipico. Un'azienda padronale viene acquisita da una multinazionale e deve passare dal proprio gestionale all'ERP del gruppo. Cambiano il lavoro delle persone, i processi e il modo in cui i sistemi organizzano i dati. Lo storico, intanto, deve restare disponibile.

Se le due knowledge base restano separate ma l'IA può consultarle insieme, puoi cercare un'informazione senza sapere quale sistema la contenga. Può aiutarti anche se conoscevi poco il vecchio gestionale ed esiti a usare quello nuovo.

Restano tre cautele. La knowledge base non sostituisce la conservazione a norma. Verifica le risposte dell'IA sui documenti citati, soprattutto prima di un pagamento, di una contestazione o di un controllo. Rispetta inoltre i permessi dei sistemi di origine: una domanda non deve rendere accessibili dati che prima non potevi vedere.

I termini da tenere presenti

Leggi insieme durata della conservazione e termini per l'accertamento fiscale: questi ultimi non ti autorizzano a eliminare documenti che devi ancora conservare.

Dieci anni. L'articolo 2220 del Codice civile richiede di conservare le scritture per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devi conservare le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, oltre alle copie di quelli spediti. Per le scritture, quindi, conta dall'ultima registrazione.

Quinto anno, o settimo. L'articolo 43 del DPR 600/1973 prevede che l'accertamento sia notificato entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Se la dichiarazione è omessa o nulla, il termine è il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui avrebbe dovuto essere presentata. Sono termini per notificare l'accertamento, non durate alternative di conservazione.

Fino alla definizione degli accertamenti. L'articolo 22 dello stesso decreto richiede di conservare le scritture fino alla definizione degli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine civilistico. Prima di eliminare documenti, verifica con il commercialista anche lo stato degli accertamenti.

Almeno quindici giorni per esibire. Per l'invito a esibire documenti, l'articolo 32 prevede un termine non inferiore a quindici giorni dalla notifica. Non contarci per ricostruire l'archivio: prepara prima le modalità di ricerca e recupero.

Questi obblighi valgono anche per i documenti che lasci fuori dalla migrazione. Cambiare gestionale non fa ripartire i termini e non li interrompe.

Come verificare la migrazione

Un'importazione completata conferma il caricamento. Prima di accettare la migrazione, verifica che i dati siano corretti e ti permettano di lavorare.

1. Quadratura dei saldi. Confronta crediti e debiti nel vecchio e nel nuovo sistema alla stessa data. I totali devono coincidere al centesimo; controlla anche le singole partite. Ricostruisci e spiega ogni differenza prima di accettare i saldi iniziali.

2. Conteggio delle righe. Confronta anagrafiche, articoli e partite aperte previsti per l'importazione con quelli effettivamente importati. Registra le esclusioni e gli accorpamenti concordati: una differenza può essere corretta, ma deve avere una spiegazione.

3. Verifica manuale di un campione. Scegli dieci clienti reali con situazioni diverse: un cliente grande, uno piccolo, uno con un contenzioso aperto, uno estero. Controlla dati, saldo e riferimento all'ultimo documento. Prova anche a recuperare dall'archivio un documento escluso dalla migrazione.

4. Un ciclo completo su un caso reale. Prima dell'avvio, prova in ambiente di test un ordine, la consegna, la fattura e l'incasso. Coinvolgi chi svolge queste attività, perché possa verificare dati e passaggi.

Adatta questi controlli ai processi della tua azienda. Documenta l'esito e chi li ha svolti: un caricamento riuscito non basta.

Gli errori da evitare

Importare tutto «per sicurezza». Ogni gruppo di dati trasferito richiede una verifica. Se non sai a che cosa servirà, chiariscilo prima. Individua anche doppioni e informazioni obsolete, per evitare di ritrovarli nel nuovo sistema.

Lasciare lo storico senza un responsabile. «Il vecchio programma resta acceso» non ti dice a chi rivolgerti quando manca un documento. Assegna a una persona la responsabilità dell'accesso, della manutenzione e delle verifiche sulla disponibilità dei documenti, con scadenze esplicite.

Coinvolgere il commercialista a importazione finita. Concorda prima la data del passaggio, i saldi da aprire e le informazioni necessarie alle chiusure. Coinvolgi anche chi segue ogni giorno amministrazione e magazzino: dovrà lavorare con quei dati.

La decisione da prendere prima del passaggio

Prepara un elenco dei dati e dei documenti del vecchio sistema. Per ogni gruppo, scrivi che cosa importerai, dove resterà lo storico, chi ne risponderà e come verificherai di poterlo recuperare.

Se vuoi interrogare lo storico con l'IA, aggiungi tre righe: che cosa contiene, a che cosa si riferisce, chi può vederlo. Lo stesso elenco diventa la base della tua knowledge base.

Puoi così indicare dove sono quei cinque anni di lavoro, come consultarli e quali dati userai nel nuovo gestionale.

Se su un gruppo di dati hai ancora un dubbio, scrivici indicando a che cosa ti serve. Intanto, metti alla prova l'elenco con chi userà il sistema: scegli un ordine da completare e una fattura già saldata, poi verifica dove e come potrai recuperarli.

Redazione Gitogi