Chatbot aziendali: la risposta è solo una parte del lavoro
Realizziamo chatbot collegati a CRM, ordini e assistenza clienti. Verificano lo stato di un ordine, raccolgono i dati per un intervento e aprono ticket. Quando serve un operatore, gli passano il contesto per proseguire senza chiedere al cliente di ripetere tutto.
Che cos'è un chatbot aziendale
Un chatbot aziendale è un assistente che conversa con clienti o colleghi. Quelli che realizziamo usano l'IA e accedono alle informazioni nei sistemi che usi già: CRM, gestionale, assistenza e documenti aziendali. Possono così rispondere alle domande, svolgere le attività previste e passare la conversazione a un operatore quando serve.
I problemi da risolvere
Il cliente deve ripetere tutto
Il chatbot continua a rispondere senza risolvere la richiesta. Quando interviene l'assistenza, il cliente deve spiegare tutto da capo. Il lavoro si ripete per entrambi.
Le risposte si fermano alle FAQ
Sa indicare gli orari e l'indirizzo del magazzino, ma non sa verificare se un ordine è partito, prenotare un intervento o dire quando arriva il tecnico. Queste richieste restano tutte da gestire a mano.
Nessuno aggiorna le informazioni
Cambiano listini, procedure e orari, ma nessuno ha il compito di aggiornare le informazioni che il chatbot consulta. Così continua a dare risposte che erano corrette e non lo sono più.
Che cosa costruiamo
Il collegamento a CRM, ordini e assistenza
Colleghiamo il chatbot ai sistemi che usi, Odoo compreso, perché possa leggere lo stato degli ordini, le disponibilità e lo storico del cliente direttamente alla fonte.
Le regole per fermarsi
Stabiliamo con te quali richieste può gestire, su quali argomenti deve fermarsi e dopo quanti tentativi deve passare a una persona.
Il passaggio all'operatore con il contesto
Il passaggio comprende chi è il cliente, che cosa ha chiesto, le verifiche già fatte e le informazioni ancora da raccogliere. Chi subentra ha gli elementi per proseguire senza far ripetere al cliente ciò che ha già spiegato.
La manutenzione con compiti chiari
Mettiamo per iscritto chi aggiorna le informazioni, con quale frequenza e come si controllano le risposte. Anche questo lavoro fa parte del progetto.
Che cosa non facciamo
Non promettiamo una risposta a tutto
Prima di costruirlo, definiamo con te quali richieste può gestire. Quando una richiesta esce da questo ambito, il chatbot passa la conversazione a una persona.
Non proponiamo un chatbot a prescindere
Se le richieste sono poche e ogni caso richiede una valutazione diversa, un chatbot può non essere utile. Lo valutiamo con te prima di avviare il progetto.
Non sostituiamo l'assistenza
Il chatbot gestisce le domande ripetitive e raccoglie le informazioni; le persone seguono i casi che richiedono il loro intervento. Se l'obiettivo è ridurre l'organico, non è il progetto giusto per noi.
Che lavoro resta alle persone
Il chatbot gestisce una parte delle richieste, ma va seguito. Restano i casi da risolvere e si aggiungono il controllo delle conversazioni e la manutenzione. Definiamo con te chi se ne occupa e quanto tempo dedicare a queste attività.
Il controllo delle risposte
All'avvio qualcuno deve rileggere le conversazioni, individuare gli errori e correggere le informazioni o il comportamento del chatbot. Questo controllo richiede tempo e una persona incaricata: va previsto nel progetto.
I casi passati all'assistenza
Una parte delle conversazioni arriva comunque a un operatore. Il suo lavoro è valutare il caso e portarlo a termine. Va verificato se le informazioni raccolte dal chatbot lo aiutano davvero a farlo.
L'aggiornamento delle informazioni
Quando cambia un listino, una procedura o un orario, va aggiornata la fonte che il chatbot consulta. Questo compito deve avere un responsabile anche dopo la messa online.
I numeri da guardare
- Quante richieste riceve oggi l'assistenza e quante riguardano gli stessi argomenti?
- Quanto tempo passa dalla domanda del cliente a una risposta utile per proseguire?
- Quante volte l'operatore deve chiedere informazioni che il cliente ha già fornito?
- Quanto tempo impiega l'operatore a capire il caso dopo il passaggio dal chatbot?
- Quante ore al mese richiedono il controllo delle risposte e l'aggiornamento delle informazioni?
Fatti e fonti
Dal 2 agosto 2026 si applica l'articolo 50 dell'AI Act: chi mette a disposizione un sistema con cui le persone interagiscono direttamente deve informarle che stanno parlando con un'intelligenza artificiale. Riguarda anche il chatbot sul tuo sito.
Le domande che ci fanno più spesso
- Quanto tempo serve per metterlo online?
- Dipende da che cosa deve fare e dai sistemi a cui deve accedere. Definiamo i tempi dopo aver esaminato con te le attività previste, i sistemi coinvolti e i collegamenti necessari.
- Dove vengono trattati i dati dei tuoi clienti?
- Sul nostro sito i modelli vengono eseguiti interamente su AWS Bedrock nell'Unione europea. Per il tuo progetto concordiamo dove vengono trattati i dati e lo specifichiamo nel contratto.
- Può sostituire il centralino o l'assistenza?
- No. Può gestire le domande ripetitive e preparare le informazioni per chi prende in carico la richiesta. Le persone continuano a seguire i casi che richiedono una valutazione e un intervento.
- Come si controlla se le risposte sono corrette?
- Le conversazioni sono consultabili. Prevediamo una revisione sistematica all'avvio e controlli a campione in seguito. Stabiliamo con te chi verifica le risposte e chi interviene quando emerge un errore.
- Bisogna dire ai clienti che stanno parlando con un'AI?
- Sì. Dal 2 agosto 2026 l'articolo 50 dell'AI Act richiede di informare le persone che interagiscono direttamente con un sistema di IA. L'obbligo riguarda anche il chatbot sul tuo sito.
- Funziona su WhatsApp?
- Sì. Possiamo collegarlo a WhatsApp e ai sistemi che servono per gestire le richieste. Anche su questo canale definiamo quali attività può svolgere e come passa la conversazione a un operatore.
- E se i clienti non lo usano?
- Può succedere se non risponde a un'esigenza concreta. Per questo esaminiamo con te le richieste che ricevi già: ci servono per capire dove può essere utile, prima di costruirlo.
Raccontaci che cosa ti chiedono i clienti
Partiamo da alcune richieste recenti arrivate alla tua assistenza. Le leggiamo insieme per capire se un chatbot è utile, quali attività affidargli e quale lavoro resta al tuo team.